Jak napisać dobry brief dla software house?

„Dzień dobry, chciałbym stworzyć system - aplikację mobilną lub aplikację webową, która będzie prostym konfiguratorem ofert. Ile to może kosztować i jakim czasie możecie mi taki system wytworzyć?”  

Wiesz, że potrzebujesz dwóch rzeczy: systemu i budżetu. Znalazłeś w Google software house i zwracasz się do niego z zapytaniem ofertowym. W dzisiejszym artykule odpowiemy Ci dlaczego zanim rozpoczniesz swoje poszukiwania powinieneś mieć przygotowany brief, który pozwoli na określenie wstępnego budżetu i możliwości wykonania Twojego pomysłu.  

Co to jest brief?  

Jest to dokument przygotowany przez klienta, który powinien zawierać informacje nt. firmy oraz danego projektu.  

Dobrze przygotowany brief powinien składać się z kilku punktów:  

• Opisanie idei pomysłu - czyli główne cele, opis użytkowników, wstępne informacje nt. grupy odbiorców oraz funkcji jakie aplikacja ma spełniać  
• Skrócony opis projektu - dlaczego zdecydowałeś się na powstanie tego projektu, jakie ma on przynosić korzyści i czy ma to być projekt długoterminowy. W opisie powinieneś zawrzeć również kluczowe informacje jak języki programowania, jeśli masz wybrane konkretne, jaki jest przewidywany ruch w serwisie oraz czy wycena ma zawierać utrzymanie serwisu (poprawki, aktualizacje).  
• Budżet oraz czas realizacji - często jest tak, że nie jesteś w stanie określić konkretnego budżetu, wtedy warto abyś podał przynajmniej widełki w jakich chcesz się zmieścić. Kolejnym istotnym punktem są terminu w których chcesz się zmieścić z realizacją projektu - czas na wybór podwykonawcy, czas oddania do testów czy termin publikacji

• Kryteria wyboru partnera - często już na etapie firm do przedstawienia oferty wybierasz firmy według wcześniej przyjętych kryteriów. Dobrze abyś ujął je również w briefie, co pozwoli na maksymalne dopasowanie oferty do Ciebie.  
• Przykłady podobnych rozwiązań – jeśli Twój pomysł jest zainspirowany produktami, które już istnieją na rynku warto abyś w tym miejscu wskazał je w formie ich nazw, lub bezpośrednich linków. Bezpośrednie odwołania również mogą skrócić czas przygotowania wstępnego budżetu.  
• Dane kontaktowe - jeśli już wiesz, kto po Twojej stronie organizacji będzie odpowiedzialny za projekt i będzie miał wiedzę na odpowiedzi na ewentualne pytania warto go w tym miejscu wskazać. 

Dobrze przygotowany brief wcale nie musi mieć 40 stron szczegółowego opisu. Dla wszystkich mniejszy projektów dokumentacja do 5 stron powinna być zupełnie wystarczająca.  

Jakie są najczęstsze błędy klientów popełniane podczas tworzenia briefu?  

Wiele firm nie chce określać budżetu projektu, czekając na propozycję drugiej strony. Nie jest to dobre podejście, ponieważ w momencie znajomości budżetu software house stara się dopasować oczekiwania klienta, do realiów tego co ma zostać wytworzone, dzięki czemu zawsze jest w stanie przygotować dla klienta adekwatną do jego ram budżetowych propozycję. Co również ważne, często zdarza się, że firmy zawalają sprzedawców dużymi specyfikacjami z prośbą o wycenę. W tego typu przypadkach znajomość budżetu klienta często weryfikuje czy warto podchodzić do wyceny, czy też widzimy, że system nie ma szans na nawet zbliżenie do budżetu.  

Kolejnym często popełnianym błędem jest niedokładne przygotowanie kluczowych dla projektu informacji. Prosty pozornie projekt zazwyczaj składa się z kilku komponentów - panelu administratora, panelu klienta czy aplikacji mobilnej. Na etapie rozważania funkcjonalności istotne jest aby przemyśleć co jest najważniejsze i powinno stanowić bazę aplikacji. 

Na co powinieneś zwrócić uwagę przy tworzeniu brief dla software house?

Brief dla software house powinien być przygotowany w taki sposób aby firma była w stanie określić czy jest w stanie podjąć się danej realizacji. Dobrze przygotowana baza zaoszczędzi nie tylko dużo czasu ale również rozczarowań.  

Co istotne, brief możesz uzupełnić również projektem graficznym lub makietami aplikacji - tego typu elementy pozwolą na dokładniejsze oszacowanie budżetu już na etapie wstępnego budżetowania.  

Co dalej, gdy decydujesz się na współpracę z wybraną firmą programistyczną?   

Oto kilka propozycji, które często sprawdzają się w naszej firmie:

• Warsztaty Product Design: https://it-solve.pl/uslugi-programistyczne/product-design/, jeśli są niezbędne, które pozwolą na zaplanowanie backlog produktu, a także jego odpowiedniej priorytetyzacji.  
• Zaplanowanie infrastruktury projektu - konfiguracja serwerów czy stanowisk developerskich. Nadanie niezbędnych dostępów.  
• Zaplanowanie sprint-ów na najbliższe dwa tygodnie, które dostarczą pierwsze widoczne elementy oprogramowania.   

Dobry projekt jest zawsze ściśle powiązany z dobrym zarządzaniem zadaniami, budżetem oraz ryzykiem. W it-solve software house wiemy w jaki sposób dostarczać wartość dla klienta w postaci oprogramowania dlatego nie czekaj i skontaktuj się z nami już dziś!