Onboarding nowego pracownika- dlaczego w przypadku pracy dla programisty jest istotny?

Onboarding jest procesem, który istnieje w każdej organizacji jednak ciągle budzi sporo emocji. Co jest tego powodem? Źle działający onboarding może spowodować dla firmy duże szkody, natomiast dobrze zorganizowany proces, który jest dopasowany do potrzeb pracowników zapewnia wymierne korzyści, które przekładają się na poprawę employer experience oraz bezpośrednie wsparcie dla procesów biznesowych w firmie. 

Onboarding- co to tak właściwie jest? 

W pojęciach rekrutacyjnych funkcjonuje wiele definicji hasła "onboarding". Najprościej rzecz ujmując jest to proces adaptacji pracownika od momentu zaakceptowania przez niego oferty, aż do osiągnięcia przez niego samodzielności w obszarze wykonywanych zadań. Co istotne, dobrze zaplanowany proces zaczyna się już na samym początku uruchomienia procesów rekrutacyjnych, a kończy w momencie zatrzymania pracownika.

Popularnym narzędziem wykorzystywanym podczas planowania rekrutacji jest tez. candidate (human) journey map - jest to mapa doświadczeń kandydata oraz pracownika, która zawiera w sobie wszystkie punkty styku danej osoby z firmą. Składa się z kilku tematów jak: przyciąganie, rekrutacja, onboarding, utrzymanie, rozwój i rozstanie. Biorąc pod uwagę jak wysoko w piramidzie doświadczeń pracownika jest onboarding, a również rosnącą liczbę hasztagów w social media #onboarding, #firstdayatwork dobry onboarding po prostu się opłaca, ponieważ proces ten ma również duży potencjał do wspierania działań employer branding w firmie. 

Etapy onboardingu

Proces adaptacji będzie różnił się w przypadku firmy, czy nawet stanowiska którego dotyczy. Jednak możemy wyróżnić jego kilka etapów, które z reguły pozostają niezmienne, a różni ich czas trwania: 

• pre-onboarding 
• induction day 
• immersion 
• ewaluacja 

Pre-onboarding 

To bardzo często pomijany, natomiast kluczowy dla całego etapu punkt procesy. Pre-onboarding rozpoczyna się w momencie gdy kandydat zaakceptuje naszą ofertę, a kończy pierwszy dzień pracy. Dlaczego ten moment jest kluczowy? Ponieważ ryzyko, że kandydat, który zaakceptował warunki jednak nie zdecyduje się na dołączenie do zespołu jest wtedy największe. W momencie przyjęcia oferty pracy kandydat jest zdecydowany na zmianę - potencjalnie zakończył już etap negocjacji z obecnym pracodawcą, a także maleje jego przywiązanie do obecnego miejsca pracy. Niestety kluczowym staje się moment gdy kandydat nie jest przywiązany jeszcze do nowej pracy, a żegna się z obecną - wtedy jest najbardziej otwarty na inne oferty i zwyczajnie sprawdza czy rynek może zaoferować mu coś więcej. Co zatem może zrobić nowy pracodawca aby utrzymać zaangażowanie pracownika do momentu "fizycznego" rozpoczęcia nowej pracy? 

1. Potwierdzić ofertę - mailowo, listownie - daje to pracownikowi gwarancję, że wszystkie warunki zostały ustalone i są niezmienne. 
2. Utrzymywać kontakt z kandydatem podczas jego okresu wypowiedzenia w dotychczasowej firmie - najlepiej aby od czasu do czasu podejmować kontakt z nowym pracownikiem - przesłać mu inspirujący artykuł czy zwyczajnie zapewnić, że firma oczekuje na jego dołączenie do zespołu. 
3. Pomóc przejść przez formalności związane ze zmianą pracy - regularne informowanie nt. zmiany ubezpieczenia, wykonania badań pracowniczych itp. pozwalają na bezstresową zmianę miejsca zatrudnienia. 
4. Zapewnić wszystkie niezbędne informacje nt. pierwszego dnia w nowej pracy- chodzi o przekazanie pracownikowi informacji dot. planu dnia, dress codu-u, miejsca parkingu, wyżywienia itp. 

Introduction day 

Czyli pierwszy dzień nowej pracy, zdarza się jednak, że czasami jest rozciągany do tygodnia lub dłużej. To właśnie jest moment, który należy powiązać z dużą niepewnością nowego pracownika. Dobrze zaplanowany pre-onboarding znacząco polepsza pierwszy dzień, ponieważ nowy pracownik zwyczajnie wie czego się spodziewać.

Jak najlepiej zaplanować pierwszy dzień pracy nowego pracownika? 

1. Dobrze dobrać prowadzącego pierwszego dnia - warto wyznaczyć do tej roli osobę, która dobrze czuje się prezentując publicznie i zwyczajnie posiada pasję do swojej pracy. 
2. Odpowiednio dawkować wiedzę - należy pamiętać, że ludzki mózg ma ograniczone zasoby poznawcze, więc nie realnym jest oczekiwanie, że w pierwsze 8h pracy nowy pracownik zapamięta wszystkie informacje nt. firmy 
3. Teoria w połączeniu z praktyką - dobrze aby w pierwszy dzień wpleść zadania mające na celu integrację zespołu, dzień wtedy stanie się urozmaicony, a często pozwoli to na przełamanie pierwszych barier poznawczych

Immersion

Jest to czas do momentu w którym pracownik zupełnie się usamodzielni. W niektórych firmach jest on wyznaczony na 3 miesiące, w innych ten okres może być dłuższy/krótszy - często jest jednak błędnie identyfikowany z okresem próbnym. W praktyce natomiast okres próbny nie jest jednoznaczny z tym, że pracownik ma stać się zupełnie samodzielny - wszystko zależy od roli w firmie i dotychczasowego doświadczenia. Jakie działania są efektywne na tym etapie? 

1. Zabezpieczenie administracyjno-logistyczne czyli spełnienie wszystkich podstaw pozwalających na możliwie najlepsze pełnienie obowiązków
2. Wyznaczenie roli mentora czyli dedykowanej osoby, która ma za zadanie wspierać nową osobę w jej codziennej pracy. 

Ewaluacja 

Ewaluacja pracownika jest etapem który kończy proces przystosowania się pracownika do nowego miejsca pracy - pozwala ona obydwu stronom na zweryfikowanie oczekiwań względem stanu faktycznego. Dokonana zostaje wtedy ocena tego co się sprawdziło, a co nie przyniosło efektu. Co istotne, podczas etapu ewaluacji to nie tylko firma ocenia przystosowanie się pracownika i skuteczność procesu onboardingu, ale bardzo ważna jest tutaj sama ocena pracownika względem firmy - może być przeprowadzona w formie rozmowy, bądź ankiety. 

Podsumowanie

Jak widać z powyższego artykułu, onboarding pracownika jest elementem, o którym każdy dobry pracodawca musi pamiętać i dobrze zaplanować. Szczególnie na wymagającym rynku IT, gdzie coraz ciężej o nowego pracownika z doświadczeniem, dobrze zaplanowane procesy mogą być tym, co przyciągnie nowych kandydatów. 

Jeżeli masz pytania dotyczące procesu onboardingu, bądź chcesz wziąć udział w naszych rekrutacjach - nie czekaj i napisz od nas już dzisiaj.